Halloween Soesterberg in de wacht

Vrijwilligers moeten onnodig veel kosten maken of een enorme gemeentelijke papierwinkel door om activiteiten veilig en gecontroleerd te laten verlopen in Soesterberg.

We kennen veel grote evenementen die door professionele verenigingen worden georganiseerd zoals Koningsdag of een Braderie en een uitgebreide vergunning moeten aanvragen bij de gemeente Soest, maar er zijn ook gezellige buurtevenementen zoals een BBQ of het inmiddels populaire Halloween die hooguit door een paar enthousiaste inwoners/vrijwilligers uit Soesterberg worden opgetuigd en met name plaatsvinden in de voor- of achtertuin van particulieren.

De weg naar een formele vergunning

De grote feesttent met griezels tijdens Halloween, die enige jaren geleden met veel bombarie werd opgetuigd op het grasveld in de Amerikaanse wijk, heeft plaatsgemaakt voor huis-aan-huis activiteiten. Diverse woningen worden door inwoners zelf griezelig mooi gemaakt zonder (financiële) hulp van prominente stichtingen of erkende verenigingen, als entertainment voor bezoekers uit alle windrichtingen van Nederland.

Theoretisch is voor een zogenaamd “huis-aan-huis” activiteit géén vergunning nodig, maar de gemeente Soest en de voormalig wijkagent Nico Sturkop hadden de initiatiefnemers vorig jaar gevraagd om toch een formele vergunning voor Halloween aan te vragen, voornamelijk voor de wegafzetting, verkeersregelaars en EHBO. Met veel enthousiasme werd de gang naar de formele vergunning ingezet richting de gemeente Soest, een appeltje – eitje zou je zeggen naast hun reguliere baan! 

Kleine activiteiten verzanden in grote regels

Inmiddels is het enthousiasme van de Halloween vrijwilligers behoorlijk afgenomen. De initiatiefnemers moeten volgens de aanvraag diep in de buidel om het Halloween nog mogelijk te maken. Zonder wegbewijzeringsborden naar de parkeergelegenheid van het Kontakt der Kontinenten van een slordige tweeduizend Euro, een uitgebreide verzekering en een gemeentelijke vergunning kan er volgens de gemeente Soest géén ‘grootschalig’ Halloween plaatsvinden in Soesterberg. De verwachte toestroom en mogelijke kortstondige overlast aan verkeer (verwachting: 80 voertuigen extra) en het drie uur lang parkeren in de nabijgelegen wijken is volgens de gemeentelijke afdeling een verantwoordelijkheid die bij de initiatiefnemers van het Halloween ligt en niet bij de gemeente Soest. De flexibiliteit is volgens veel vrijwilligers compleet zoekgeraakt door te de vele regelgevingen.

“Als iedereen op de fiets of lopend komt naar het Halloween, dan is de vergunningaanvraag helemaal niet relevant en kunnen we zonder problemen Halloween vieren”, zegt inwoner Nick die vooralsnog geen beren op de weg- of in de wijk ziet.

Het wachten duurt erg lang

Volgens politieke leider Gerben Stormbroek van POS gaat het allemaal niet snel genoeg. “De gemeente Soest is bezig met een visie sociaal domein. Daar wordt de centrale vraag gedeeld: Wat verstaan we onder Soest als we het hebben over zorgen voor elkaar. Maar zorgen voor elkaar betekent ook dat je je als gemeente zorgzaam opstelt naar initiatieven uit de samenleving en waarbij je de ruimte geeft. Mensen willen een overheid die wat doet en niet alleen papier oplevert! Regel gewoon snel de vergunning voor Halloween”, aldus Stormbroek.

Het is allerminst opmerkelijk volgens Stormbroek; “ieder heeft toch zijn eigen feestje in de voor- en achtertuin en daar heb je volgens mijn perceptie niet een hele uitgebreide vergunning voor nodig”. Het is begrijpelijk dat de verkeersveiligheid van groot belang is, maar volgens Stormbroek kun je deze verantwoordelijkheid en extra kosten niet alleen bij de burger neerleggen. Stormbroek ter afsluiting: “Vorig jaar is alles zonder problemen verlopen, dus er is geen enkele reden om het vergunningentraject zo moeizaam te laten verlopen”.

Vooralsnog geen akkoord op vergunning

De drukker staat al enkele weken in de startblokken om met de productie aan posters en spandoeken aan te vangen, maar de gemeentelijke vergunning vanuit Soest is nog steeds niet rond. Voor de zomer (medio Juni) werd de aanvraag gedaan door de initiatiefnemers en bij aanvang leek het een fluitje van een cent, maar het gezellige Halloween nadert en er is nog steeds geen definitief akkoord op de vergunningaanvraag.

Halloween gaat gewoon door in Soesterberg

Volgens de initiatiefnemers van het Halloween 2023 zullen de inwoners uit de Amerikaanse wijken hun eigen woningen blijven versieren, zoals ieder jaar en dat verandert niet met of zonder een vergunning. De initiatiefnemers zien vooralsnog met vertrouwen de definitieve goedkeuring van de vergunning tegemoet. Het blijft volgens de vrijwilligers een behoorlijke klus om het allemaal te klaren tussen het reguliere werk door, maar ze doen het met veel plezier voor het dorp!